Η τηλεργασία ή και η ανάθεση εργασιών σε virtual assistant (γραμματεία από απόσταση) μπορεί να δώσει άμεσες, αποτελεσματικές, αλλά και οικονομικές λύσεις, προκειμένου να διασφαλιστεί η απρόσκοπτη λειτουργία μιας επιχείρησης. Στην εποχή του Covid οι επιχειρήσεις καλούνται να απαντήσουν στις προκλήσεις αναφορικά με το ανθρώπινο δυναμικό τους και την τήρηση των απαραίτητων κοινωνικών αποστάσεων στους χώρους εργασίας.

Ο Coronavirus έχει δημιουργήσει μια νέα πραγματικότητα όχι μόνο για την υγεία και την καθημερινότητα του παγκόσμιου πληθυσμού, αλλά και για την παγκόσμια οικονομία. Το lockdown προκαλεί προβλήματα στην εξυπηρέτηση των πελατών για τις μικρές, μικρομεσαίες, αλλά και για τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις.

Φυσικά, η τηλεργασία δεν αποτελεί από μόνη της πανάκεια και δεν εξασφαλίζει την επιβίωση μιας επιχείρησης, καθώς διανύουμε μια πρωτοφανή υγειονομική κρίση με ανυπολόγιστες επιπτώσεις στην παγκόσμια οικονομία. Κρίνεται, λοιπόν, απαραίτητο για την επίτευξη της μέγιστης απόδοσης μιας επιχείρησης:

• η αξιοποίηση του χρόνου και του ανθρώπινου δυναμικού σε κάθε παραγωγική δραστηριότητα,
• η ύπαρξη ενός οργανωμένου μηχανισμού λειτουργίας,
• ο σωστός έλεγχος των διαδικασιών και της ροής εργασιών, καθώς και
• συντονισμός της ομάδας

Ακόμη και για επαγγέλματα, όπως ιατρεία, δικηγορικά γραφεία και άλλες ατομικές επιχειρήσεις, η ανάγκη για αποτελεσματική αξιοποίηση του χρόνου σε καταστάσεις κρίσης, όπως αυτή του covid19, είναι ζωτικής σημασίας.

Συνεπώς, η προσαρμογή στα δεδομένα της εποχής θα πρέπει να δομηθεί πάνω σε δύο άξονες:

1. Τηλεργασία για το υπάρχον προσωπικό μιας επιχείρησης για τη διασφάλιση τόσο της ταχύτητας, της ποιότητας και του κύρους της εταιρείας όσο και της ασφάλειας των δεδομένων της. Αυτό συνεπάγεται μια μικρή ή μεγαλύτερη επένδυση από την πλευρά του επιχειρηματία στην προσπάθειά του να αντεπεξέλθει στα νέα δεδομένα της αγοράς, που επιβάλλουν την εξ αποστάσεως εργασία.
2. Ανάθεση εργασιών σε outsourcing υπηρεσία γραμματειακής υποστήριξης. Στην περίπτωση αυτή το ζητούμενο είναι να γίνει η σωστή επιλογή συνεργάτη που με την εμπειρία, το κύρος και την εσωτερική του οργάνωση θα αναβαθμίσει τη λειτουργία της επιχείρησης και ταυτόχρονα θα δημιουργήσει αίσθημα σιγουριάς και ασφάλειας.

Πιο συγκεκριμένα, στην περίπτωση που θέλετε να αξιοποιήσετε το σύνολο ή μέρος του προσωπικού σας, θα πρέπει να φροντίσετε ώστε να υπάρχει η κατάλληλη τεχνολογική υποδομή και σχεδιασμός, που σημαίνει:

• Αν χρησιμοποιείτε κάποια ειδικά προγράμματα και εφαρμογές είτε αυτά είναι εγκατεστημένα σε inhouse ή εξωτερικό server είτε στο cloud, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ασφαλές δίκτυο με ελεγχόμενη πρόσβαση και δικαιώματα για όλους τους χρήστες που θα έχουν πρόσβαση μέσω της τηλεργασίας. Με λίγα λόγια, η πολιτική ασφάλειας και δικαιωμάτων πρόσβασης της εταιρείας σας πρέπει να λειτουργεί κατά την τηλεργασία με τον ίδιο ποιοτικό και αποτελεσματικό τρόπο που λειτουργούσε και υπό κανονικές συνθήκες.
• Φυσικά πρέπει να εξασφαλίσετε ικανοποιητική ταχύτητα internet σε κάθε εργαζόμενο που χρησιμοποιεί εξ αποστάσεως τις εταιρικές εφαρμογές, ώστε η τηλεργασία να ασκείται απρόσκοπτα.
• Το τηλεφωνικό σας κέντρο πρέπει να ρυθμιστεί με τέτοιο τρόπο, ώστε η επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων, αλλά και με τους πελάτες σας να διεξάγεται όπως ακριβώς και σε καθεστώς κανονικής εργασίας. Η τηλεργασία καλό θα ήταν να μη διαφοροποιεί την εικόνα αλλά και την ουσία της δουλειάς σας.
• Αναφορικά με τα pc που χρησιμοποιούνται, πρέπει τόσο οι δυνατότητες του hardware όσο και η πολιτική ποιότητας και ασφάλειας των πληροφοριών και των δεδομένων να μην διαφοροποιούνται σε σύγκριση με την εργασία με φυσική παρουσία στον χώρο. Αυτό σημαίνει πως είτε θα πρέπει να μεταφερθούν τα pc της εταιρείας στους χώρους της τηλεργασίας είτε θα είναι εγκατεστημένος σε πλήρη λειτουργία και αυστηρό έλεγχο ένας domain controller που θα διασφαλίζει τις απόλυτα ελεγχόμενες συνθήκες εργασίας σύμφωνα με την πολιτική ασφάλειας της κάθε εταιρείας.

Πέρα όμως από την τηλεργασία, όπως προαναφέραμε, λύση στο ζητούμενο των κοινωνικών αποστάσεων και του lockdown μπορεί να δώσει και η ανάθεση εργασιών σε outsourcing υπηρεσία γραμματειακής υποστήριξης – virtual assistant.

Μια εταιρεία virtual assistant μπορεί να εργαστεί αναλαμβάνοντας την πλειονότητα των εργασιών σας από απόσταση. Οι εικονικοί γραμματείς συμπεριφέρονται ως υπάλληλοί σας, ενώ χωρίς φυσική παρουσία μπορούν να ενισχύσουν την παραγωγικότητά σας παρέχοντας υπηρεσίες, όπως η διαχείριση και διανομή εισερχόμενων κλήσεων, η διεκπεραίωση διοικητικών εργασιών και η διαχείριση κοινωνικών μέσων. Επίσης, σε μια εταιρεία γραμματειακής υποστήριξης από απόσταση οι υπάλληλοι είναι απόλυτα εξοικειωμένοι με εργασίες που απαιτούν έρευνα αγοράς, προγραμματισμό συναντήσεων, εισαγωγή δεδομένων, απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πολλά άλλα. Βοηθούν, έτσι, στον περιορισμό του φόρτου εργασίας κάνοντας περισσότερη δουλειά σε μικρότερο χρονικό διάστημα.

Γεφυρώνουν, επίσης, το χάσμα δεξιοτήτων που μπορεί να υπάρχει σε μία επιχείρηση, δίνοντας προτεραιότητα σε πιο «αδύναμους» τομείς. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι έχουν δεσμευτεί να παρέχουν πολύ παραγωγικά αποτελέσματα, ενώ παράλληλα προσφέρουν υπεραξία στους πελάτες τους. Εκτός αυτού, έχουν μεγαλύτερη ευελιξία, καθώς μπορούν να εργαστούν σε ποικίλους επιχειρηματικούς τομείς. Σε περίπτωση απουσίας των υπαλλήλων ή ανάγκης ειδικής διαχείρισης έκτακτων καταστάσεων, οι virtual assistants μπορούν να είναι έτοιμοι να σας εξυπηρετήσουν και να σας βοηθήσουν να σώσετε το κύρος της επιχείρησής σας και να διατηρήσετε την παραγωγικότητά της.

Πλεονέκτημα της συνεργασίας με virtual assistants αποτελεί το ότι μπορείτε να τους προσλάβετε για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα και με ευέλικτα ωράρια, αλλά και τρόπους πληρωμής (pay/hour, pay/project και pay as you go). Με τον τρόπο αυτόν μπορείτε να ξεπεράσετε εμπόδια, όπως αυτά της μετακίνησης και της προσαρμογής των τεχνικών και τεχνολογικών σας υποδομών, προκειμένου να επιτύχετε τηλεργασία για τους υπαλλήλους σας. Τέλος, εξοικονομείτε πόρους και αποφεύγετε το πιθανό κλείδωμα της επιχείρησής σας λόγω αδυναμίας να διαχειριστείτε έκτακτες καταστάσεις.

Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή του εξωτερικού συνεργάτη και διασφαλίστε πως η συνεργασία μαζί του θα αναβαθμίσει την ποιότητα και την απόδοση της δουλειάς σας, ενώ παράλληλα θα διασφαλίσει την ασφάλεια των δεδομένων και των πληροφοριών της επιχείρησής σας.

Η beeasy από το 2013 προσφέρει υπηρεσίες γραμματειακής υποστήριξης από απόσταση, καθώς και τεχνική υποστήριξη δικτύων με τον πλέον εξελιγμένο και αξιόπιστο τρόπο στοχεύοντας να γίνει ο έμπιστος συνεργάτης σας. Για την beeasy η τηλεργασία μπορεί να υποστηριχθεί τόσο τεχνικά από μια έμπειρη ομάδα τεχνικών όσο και σε επίπεδο virtual assistant. Εγγύηση της ποιότητας και της αξιοπιστίας της beeasy αποτελούν η οργάνωση, οι υποδομές και οι πιστοποιήσεις της. Συγκεκριμένα:

Α. Υποδομές/hardware

Τηλεφωνικό κέντρο με 100 κανάλια φωνής.

Inhouse server σε χώρο με ελεγχόμενη πρόσβαση, θερμοκρασία, συνθήκες.

2 back up internet providers.

Back up cloud server.

Β. Υποδομές/software

Διαδραστική εφαρμογή διαχείρισης κλήσεων (mini CRM) για έλεγχο σε πραγματικό χρόνο.

Mobile app για iphone & android.

Δυνατότητα ηχογράφησης κλήσεων.

Δυνατότητα μεταφοράς κλήσεων σε σταθερό ή κινητό του πελάτη.

Voice mail εκτός των ωραρίων λειτουργίας.

Γ. Προσωπικό

20 agents.

Συνεχής εκπαίδευση και αξιολόγηση σε ζητήματα επικοινωνίας και διαχείρισης εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων.

1 supervisor/βάρδια για whispering & live training.

Δ. Ασφάλεια – Αξιοπιστία

ISO 27001 Σύστημα ασφάλειας πληροφοριών.

Penetration test Certificate για την εφαρμογή beeasy calls.

GDPR compliant.

Ασφάλεια Επαγγελματικής και Αστικής ευθύνης.

Cyber insurance.

Κάμερες ασφαλείας.

Εποπτεία θέσεων εργασίας.

Ρήτρα εχεμύθειας με το προσωπικό.

Επιπρόσθετα, η beeasy διαθέτει οργανωμένο και ασφαλές σύστημα τηλεργασίας έτσι ώστε το προσωπικό της να μπορεί να λειτουργήσει από απόσταση με τον ίδιο άριστα οργανωμένο, ελεγχόμενο και απόλυτα ασφαλή τρόπο με τον οποίο εργάζεται και από τον φυσικό της χώρο.

Δείτε τον Κανονισμό Ασφαλείας της beeasy κάνοντας κλικ ΕΔΩ

Δείτε τη Δήλωση Απορρήτου της beeasy κάνοντας κλικ ΕΔΩ

Το τμήμα τεχνικής υποστήριξης της beeasy παρέχει προσαρμοσμένες λύσεις σε κάθε επιχειρηματική ανάγκη. Από τη μελέτη, εγκατάσταση και παραμετροποίηση ενσύρματων και ασύρματων δικτύων έως την τεχνική υποστήριξη συσκευών, τηλεφωνικών κέντρων, καμερών ασφαλείας. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για αυτή την υπηρεσία κάνοντας κλικ ΕΔΩ

Η διαχείριση μιας επιχείρησης μπορεί μερικές φορές να είναι απαιτητική και αγχωτική. Εάν η συνεργασία με εταιρεία για outsourcing τεχνική υποστήριξη, αλλά και γραμματέα από απόσταση μπορεί να σας γλιτώσει από αυτούς τους πονοκεφάλους και να βελτιώσει την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητά σας, γιατί να το καθυστερείτε; Δυστυχώς ο COVID-19 προβλέπεται να μας απασχολήσει για πολύ καιρό ακόμα, όπως και οι περιορισμοί που επιβάλλονται. Επομένως, είναι η ιδανική στιγμή, για να διερευνήσετε το ενδεχόμενο συνεργασίας με εξ αποστάσεως γραμματεία.