Έχετε ποτέ σκεφτεί σχετικά με τη χρήση ενός «Γραμματέα εξ’ αποστάσεως» – τηλεγραμματεία, αλλά δεν είστε σίγουροι για το αν κάτι τέτοιο πράγματι θα σας βοηθήσει στην καθημερινή δουλειά του γραφείου σας ; Διαβάστε το άρθρο και μπορεί να γίνει λίγο πιο ξεκάθαρο το γιατί θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα «Γραμματέα εξ’ αποστάσεως» – Τηλεγραμματεία. Είτε είστε ελεύθερος επαγγελματίας, γιατρός, δικηγόρος, μεσίτης, στέλεχος σε μεγάλη εταιρεία η Τηλεγραμματεία μπορεί να σας προσφέρει μια ανεξάρτητη, επαγγελματική και ταυτόχρονα εμπιστευτική υπηρεσία.

ΤΙ ΘΑ ΑΝΑΘΕΣΩ ΣΕ ΜΙΑ ΤΗΛΕΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ;

Οι περισσότεροι άνθρωποι το βρίσκουν δύσκολο να αναθέσουν καθήκοντα και εργασίες, τις οποίες έως τώρα εκτελούσαν οι ίδιοι. Κρίνεται λοιπόν σημαντικό το να καταγράψετε και να ταξινομήσετε τις εργασίες σας ως εξής:

  • Καταγράψτε τις εργασίες για τις οποίες θέλετε να διατηρήσετε τον απόλυτο έλεγχο, όπως η κατάρτιση προϋπολογισμού, η χρηματοοικονομική αναφορά κλπ.
  • Καταγράψτε δουλειές που κάνετε και δε βλέπετε την ώρα να απαλλαγείτε από αυτές, όπως ο έλεγχος υπολοίπων των πελατών σας και η επικοινωνία για αυτά, η ενημέρωση βάσεων δεδομένων ή η έρευνα πελατών και ο καθορισμός συναντήσεων.
  • Ελέγξτε τις εργασίες που έχουν προθεσμίες, όπως η δημιουργία εβδομαδιαίων προγραμμάτων, η τιμολόγηση, οι δηλώσεις ΦΠΑ κλπ.
  • Ταξινομήστε τις εργασίες που μπορεί να χρειάζονται μικροαλλαγές, όπως η σύνταξη αναφορών, η υποβολή αιτήσεων και εκθέσεων, η αποστολή newsletters κλπ.
  • Ελέγξτε αν υπάρχουν εργασίες που απαιτούν κάποιο βαθμό εξειδίκευσης, όπως οι παρουσιάσεις PowerPoint, η συντήρηση ιστοσελίδας και blog, η διαχείριση social media κλπ.
  • Καταγράψτε εργασίες για τις οποίες δαπανάτε πολύτιμο χρόνο από το κυρίως έργο σας, όπως απάντηση τηλεφωνικών κλήσεων, τακτοποίηση ραντεβού, διενέργεια εξερχόμενων & follow-up κλήσεων, διαχείριση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας κλπ.

Με την παραπάνω καταγραφή διακρίνετε κατευθείαν τις εργασίες για τις οποίες η τηλεγραμματεία θα μπορούσε να φανεί πολύτιμη, απαλλάσσοντάς σας από ευθύνες, αλλά κυρίως από εργατοώρες που πλέον θα μπορείτε να αξιοποιήσετε στο κυρίως αντικείμενο της δουλειάς σας ή/και ως ελεύθερο προσωπικό χρόνο.

ΓΙΑΤΙ ΑΠΛΩΣ ΝΑ ΜΗ ΠΡΟΣΛΑΒΩ ΚΑΠΟΙΟΝ ΥΠΑΛΛΗΛΟ;

Υπάρχουν τόσα πολλά πεδία ευθύνης και υποχρεώσεων για έναν εργοδότη, που ενδεχομένως να σας αποτρέπουν από το να απασχολήσετε προσωπικό.

Ωστόσο, χρησιμοποιώντας μια τηλεγραμματεία καταργούνται αυτές οι ευθύνες, καθώς δεν έχετε να ανησυχείτε για θέματα όπως χώροι γραφείων, κόστος του εξοπλισμού ενός γραφείου, εκπαίδευση του προσωπικού, ασφαλιστικές εισφορές, επίδομα αδείας, άδεια μητρότητας και μια σειρά από άλλες ευθύνες και δεσμεύσεις που θα ήθελαν μακροσκελή ανάλυση.

ΘΑ ΜΟΥ ΚΟΣΤΙΣΕΙ ΑΚΡΙΒΑ ΜΙΑ ΤΗΛΕΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ;

Το σωστό ερώτημα θα ήταν:

Θα μου κοστίσει ακριβά το να ΜΗΝ έχω συνεργασία με μια εξειδικευμένη τηλεγραμματεία;

Εάν αναλογιστεί κανείς το πόσο χρόνο και πόρους εξοικονομεί, καθώς και την ευκαιρία που του δίνεται να αξιοποιήσει το χρόνο του στην ανάπτυξη της δουλειάς του και στην αφοσίωση στο κύριο αντικείμενό της, κατανοεί αμέσως πως το κόστος για την τηλεγραμματεία είναι «ασήμαντο» συγκριτικά με τα οφέλη τα οποία προκύπτουν από την χρησιμοποίησή της.

Επικοινωνήστε μαζί μας για να διαμορφώσουμε σε συνεργασία το πακέτο Γραμματειακής υποστήριξης- Τηλεγραμματεία, που εξυπηρετεί καλύτερα την επιχείρησή σας.